Всю работу переложили на меня. Стоит ли работать «за себя и за того парня»? Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей

Ситуацией, в которой руководитель старается переложить ответственность с себя на подчиненных, нужно грамотно управлять. Заставьте шефа фиксировать договоренности в письменном виде. Тогда ему сложнее будет отказаться от собственных слов.

Если ситуация становится неразрешимой и «стрелки» переводятся на вас постоянно, можно попробовать перейти в другое подразделение. Но это в самом крайнем случае. Возможен разговор с вышестоящим начальством. Обратите внимание, позволяет ли это сделать корпоративная культура компании, ее открытость. Использовать этот способ можно, если ситуация зашла слишком далеко и из-за безответственного отношения начальника может пострадать общее дело.

Чтобы извлечь максимум выгоды из такого разговора, нужно быть уверенным в том, что вас выслушает адекватный человек, который сможет принять правильное решение. Также нужно обратить внимание на то, какая у вас роль в организации. Если вы новичок, вряд ли стоит даже пытаться заводить разговор с вышестоящим начальством. Если же вы старожил и, возможно, работаете даже дольше вашего безответственного шефа, вы имеете полное моральное право обратиться к начальству. Подумайте обо всех рисках и последствиях беседы с «верхами».

К сожалению, «прыганье через голову» в большинстве случае не приветствуется и может повлечь множество конфликтов. Такое поведение, скорее всего, негативно отразится на вас, если структура вашей компании бюрократическая. Если же она матричная, где у вас может быть сразу несколько руководителей, ситуация решается проще.

Можно поговорить с самим шефом, который так боится ответственности. Но надо понимать мотивы его поведения. Может быть, это связано только с его нежеланием, а может, он чего-то опасается. При разговоре можно предложить пути решения проблемы и свою помощь. В любом случае надо быть тактичным. Бывает, начальник не может всего знать или вообще новичок на руководящей позиции - отсюда и его нерешительность. Попробуйте направлять его, помочь - исподволь, аккуратно, но не учить ни в коем случае.

Если ситуация дошла до того момента, когда необходимо использовать формальные рычаги, вам могут помочь должностные инструкции. В них хоть и формально, но прописана зона ответственности, так что по закону вы будете правы. Должностную инструкцию можно использовать как довод при разговоре с руководителем.

Кто-то может решить оставить все как есть, засучить рукава и все делать для того, чтобы руководство таки заметило, кто на самом деле все решает. Но есть такие вопросы, которые можно представлять только на уровне начальства. В таком случае все лавры перейдут к вашему беззаботному шефу. Прежде чем так поступать, посмотрите, какова иерархия в вашей компании. Если структура плоская - видно, кто работает и все решает. Если же более сложная (бюрократическая) - вряд ли можно заметить, что подчиненный делает что-то реальное.

Подчиненным тоже следует сформулировать свои ожидания и заставить начальника принять самые главные для вас условия. Особенно важно это сделать, если он всегда и во всем старается повыше установить планку.

Джон Габарро и Джон Коттер

В этой статье я предлагаю ряд полезных инструментов для управления ожиданиями начальника в отношении объемов работы, которую вы в состоянии выполнить. Ниже я перечислю все рекомендуемые инструменты решения этой задачи, а затем рассмотрю каждый из них более подробно.

• Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.
• Признайтесь начальнику, что вы перегружены.
• Сообщите боссу о последствиях перегруза.
• Не соглашайтесь сразу.
• Выясните, кто еще может выполнить работу.
• Торгуйтесь.
• Просите расставить приоритеты.

Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей. Как нам найти критерии оценки того, перерабатывает сотрудник или выполняет обязательную работу? Как часто мы слышим от друзей и знакомых, что им приходится работать за двоих, а то и за троих сотрудников. И нередко они рассказывают про это, сидя с нами в кафе в рабочее время. Например, если весь отдел вообще ничего не делает, а одному сотруднику приходится работать аж половину рабочего времени, то он будет уверен, и справедливо уверен, что он перерабатывает.

Но бывает, и довольно часто бывает, иначе. Есть такая поговорка «нагружают на того, кто везет». Довольно часто начальник идет по пути наименьшего сопротивления и сваливает всю работу на самого безропотного и добросовестного сотрудника. Чем долго уговаривать бездельника или исправлять ошибки за растяпой, ему проще нагрузить работой того, на кого можно положиться. Особенно, если этот человек не требует ничего взамен в отличие от остальных, не просит ни отгулов, ни премиальных за переработку.

Так как же объективно определить, перерабатывает сотрудник или нет? Для этих целей существует волшебный управленческий инструмент под названием «должностные обязанности». В любой западной компании подробный список должностных обязанностей является неотъемлемой частью трудового договора, и сотрудник в любую минуту может проконсультироваться с этим документом и даже предъявить этот документ своему начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.

К сожалению, во многих российских компаниях по неграмотности, а иногда и сознательно, этот инструмент не используется. Когда человек вступает в должность, не имея списка четко оговоренных должностных обязанностей, его начальник может заставить подчиненного делать все, что ему, начальнику, взбредет в голову в любых объемах. Правда, отсутствие четко оговоренных должностных обязанностей в равной степени бьет и по руководству такой компании. У сотрудника складывается некое впечатление о своих полномочиях. Так как это происходит хаотично, то у нескольких сотрудников полномочия начинают пересекаться. Это приводит к дублированию работы и конфликтам среди сотрудников, что резко снижает эффективность работы компании.

Поэтому, если у вас есть возможность письменно оговорить с руководителем свои должностные обязанности, обязательно сделайте это! Это первый инструмент формирования ожиданий вашего начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.

Признайтесь начальнику, что вы перегружены работой . Вспомните правило дракона и зайца из предыдущей главы. Не следует априори предполагать, что ваш начальник - злодей, желающий сжить вас со свету. Возможно, он и не подозревает о том, что вы перегружены работой. Он же не стоит над вами с секундомером. Спокойно и аргументировано расскажите ему о том, сколько у вас невыполненной работы и сколько времени она займет.

Сообщите начальнику о возможных последствиях перегруза вас избыточной работой . Какие последствия могут возникнуть? Ошибки в работе в результате спешки, задержка с выполнением другой важной работы.

Не соглашайтесь сразу. Вы не обязаны каждый раз, когда начальник дает вам поручение, говорить «Слушаюсь и повинуюсь». Вы можете сказать следующее: «Сейчас я закончу срочную работу, которую я для вас делаю, и посмотрю, что я могу сделать с этим заданием. Я дам вам ответ через два часа». В таком ответе нет ничего оскорбительного, наоборот, он показывает системность вашего подхода к работе, серьезность и аккуратность.

Выясните, кто еще может выполнить эту работу . Эта информация пригодится вам для реализации последующего совета. Если выясните, что никто кроме вас не может сделать эту работу, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы выторговать у начальника что-нибудь взамен. Если эту работу может сделать другой, а у вас и так много работы, вы можете убедить в этом своего начальника.

Торгуйтесь . Если выполнение работы неизбежно, то хотя бы получите что-нибудь взамен. У вас много работы, вам, возможно, придется задержаться после окончания рабочего времени. Вы имеете право попросить у начальника что-то в компенсацию этого. При этом не обязательно просить деньги или отгулы. Возможно, есть какая-то работа, которую вы хотели бы получить, командировка в Сочи, например. Скажите руководителю: «Мне придется приложить большие усилия для выполнения этой работы. Я буду с бОльшим энтузиазмом работать, если буду знать, что в командировку в Сочи вы пошлете именно меня».

Просите расставить приоритеты . Если все аргументы не работают, и начальник твердо нацелен на то, чтобы спихнуть на вас большую и сложную работу, несмотря на то, что вы и так перегружены, прибегните к этому последнему инструменту. В связи с большим объемом работы попросите вашего начальника расставить приоритеты для вас. Пусть он скажет, какое из порученных вам заданий самое важное, какое стоит на втором месте и так далее. И выполняйте его задания в удобном вам темпе в соответствии с расставленными приоритетами.

Прочитайте пример успешного использования этого правила, рассказанный от имени руководителя Стивена Кови :

«Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий.

- Стивен, - сказал он, - я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.

После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему.

- Вот что, Стивен, - сказал этот сотрудник, - чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отменить для выполнения вашей просьбы?

Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Поэтому я ушел и отыскал еще одного «кризис-менеджера», которому и поручил это дело» (Стивен Р.Кови, «7 навыков высокоэффективных людей»).

Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, следовательно, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными. Очень часто мы сами своей безропотной добросовестностью формируем такие завышенные ожидания. Этими ожиданиями руководителя можно и нужно управлять, используя перечисленные выше инструменты.

1. Скажите «хватит!»

Самый лучший способ - не кривить душой, а честно поговорить с вашим руководителем. В большинстве случаев это очень хорошо работает. Если начальник ставит перед вами очередную задачу, нельзя говорить ему «нет». Руководителю вообще никогда не следует сообщать, что вы не можете чего-то сделать. Вместо этого скажите, что, конечно, все исполните, и назовите свой срок.

Когда директор удивится заявленной дате и спросит, почему так долго, разложите перед ним, как пасьянс, ваши обязанности и время, которое вы затрачиваете на их выполнение. Объясните: вы ведете одновременно пять проектов, два из них - рутинные. Теперь самое время предложить: а не передать ли выполнение рутинных обязанностей вашему коллеге? Тогда вы в кратчайшие сроки выполните новую задачу. Скорее всего, директор пойдет вам навстречу. Многие руководители прекрасно знают, что чрезмерно нагружают подчиненных, но действуют по принципу «буду нагружать работой, пока не скажут «хватит!» Так что пришло время заявить об этом.

Но есть вероятность, что директор не придет в восторг от вашей смелости. Некоторые и вовсе могут посчитать такое поведение наглостью. Не пугайтесь: парадоксально, но даже если в глазах начальства вы будете выглядеть наглецом, впоследствии прямота пойдет вам на пользу. Когда возникнет сложная ситуация, вас позовут со словами: «Кто тут самый умный, кто говорил, что ему рутина надоела? Вот тебе новая работа». Так и от рутины избавитесь, и директор будет смотреть на вас с большим уважением.

2. Обратитесь к коллегам

Если перед вами не ставят новых задач, но очень хочется избавиться от старых, поговорите с коллегами. Разговор можно строить по-разному: или честно попросить взять на себя часть обязанностей, или добиться своего обходными путями. Поначалу можно рассказывать истории о друге, которому требуется ваша помощь, о ежедневных визитах к окулисту из-за ухудшившегося на работе зрения и тому подобное.

Попросите выполнить за вас работу один раз, другой, третий - и вот такая схема уже вошла в привычку, а «нагруженный» коллега стал воспринимать эту работу как свою. Если же это не сработает и, выполнив вашу работу два-три раза, на третий коллега откажется, - ну что ж, переключитесь на другого.

3. Манипулируйте людьми

В разных компаниях по-разному оценивается результативность: иногда работу, с которой могут справиться двое, делают десять человек, и всем кажется, что это нормально. Используйте такую ситуацию в своих интересах. Умение грамотно делегировать свои полномочия - это не только способ расслабиться, но еще и верный путь к креслу начальника.

Постепенно приучите других работать на себя. С вас - великолепные отчеты, умение выдать чужую работу за свою и создание видимости бурной деятельности. Поначалу перекиньте на коллег небольшую часть своей работы, затем - еще одну. Закрепите результат, ведите себя понаглее, словно так и должно быть. Если грамотно распределить свои обязанности между другими - так, чтобы работа была выполнена хорошо и в срок, - вас ждет успех. Руководитель увидит, что вы благополучно справляетесь с обязанностями. А если и поймет, что за вас работают коллеги, то в этом нет ничего страшного, ведь они сами согласились взвалить на себя вашу работу. Кроме того, в вас заметят управленческую жилку.

4. Следите за ситуацией

В ситуации, когда вы перекладываете свои обязанности на других, можно выиграть и стать начальником, а можно и проиграть. Что если коллега, на которого вы скинули надоевшие обязанности, будет выполнять их лучше, чем вы?

Он «вкачает» в себя ваши навыки и профессионально вырастет. В этом нет ничего удивительного: коллега незамыленным глазом взглянул на вашу работу и предложил более простые и эффективные способы ее выполнения. Его успех не останется незамеченным: на совещании или в частном разговоре ваш «добровольный помощник» может обмолвиться, какую работу выполняет. А если начальник увидит, что ваш коллега не только справляется со своими обязанностями, но и с легкостью делает и всю вашу работу, директор может задуматься, нужны ли ему вы.

5. Станьте балагуром

Парадокс, но коллектив простит вам лень и «спихивание» ваших задач на других, если вы луч света, человек-зажигалка и главный хохмач коллектива.

Разбавляйте офисную скуку свежими анекдотами и просите коллег о помощи. Талантливым профессионалам и хорошим исполнителям нужны веселые оболтусы. Вам помогут и ни в чем не упрекнут.

Авторитарный стиль руководства предполагает, что все решения принимает начальник, только он определяет стратегию развития вверенного ему отдела и лично контролирует действия своих подчинённых. Инициатива, исходящая снизу, не привет-ствуется. Дело сотрудников - не размышлять, а быстро и беспрекословно выполнять распоряжения босса.

+ Со знаком плюс

Кроме того, авторитарный руководитель никогда не перекладывает ответственность на подчинённых. Ещё один плюс такого начальника состоит в том, что полный контроль с его стороны убережёт вас от крупных ошибок и срывов сроков работы.

Как ужиться

Учитесь. Особенно хорош такой руководитель для тех, кто только начинает свою карьеру. Начальник или сам выдаст вам пошаговую инструкцию, или приставит к вам наставника.

Будьте исполнительны. Даже если кажется, что начальник заставляет вас заниматься полной ерундой, держите это мнение при себе.

- Со знаком минус

Иногда авторитарные руководители превращаются в настоящих тиранов. Их приказной тон часто граничит с грубостью, а объяснять что-либо подчинённым они считают ниже своего достоинства. Кроме того, единоличное руководство большим коллективом и боязнь делегировать полномочия часто приводят к тому, что босс постоянно пребывает в состоянии стресса и нервозности. А отсюда - несдержанность и оскорбления при общении с персоналом.

Как ужиться

В любой ситуации сохраняйте спокойствие. Если босс кричит на вас, дайте ему выпустить пар, а потом спокойно поинтересуйтесь причинами его недовольства. Если они существенны, обещайте исправиться. Если нет - извинитесь и забудьте.

Не пытайтесь спорить с шефом. Даже самые логичные замечания вряд ли будут услышаны.

Если в чём-то сомневаетесь, лучше лишний раз посоветуйтесь с начальником. Такие руководители не терпят самоуправства.

Демократ

Такой босс обязательно выслушает мнение подчинённых, перед тем как принять решение. Возможно, последнее слово всё равно останется за ним, но любой член коллектива может высказать свою позицию. Как правило, демократичные руководители легко раздают полномочия и не пытаются контролировать каждый шаг своих подопечных. Задача подчинённых - максимально хорошо выполнить работу, а каким способом, они могут решить сами. Главное - убедить босса в том, что ваш метод действительно эффективен.

+ Со знаком плюс

Работать с этим типом начальника легко и приятно - ему можно высказать любую идею, а если она будет действительно хороша, взлёт по карьерной лестнице будет молниеносным - начальник-демократ ценит сотрудников за их деловые качества, а не за выслугу лет.

Как ужиться

Научитесь не бояться выступать на совещаниях и отстаивать свою точку зрения. Не нужно стесняться, если будете постоянно отмалчиваться, босс может решить, что работа вам попросту неинтересна.

Ваши предложения должны быть продуманы. Не стоит отправляться к начальству с идеей, если не имеете ни малейшего представления, каким образом можно её реализовать.

- Со знаком минус

Если вами управляет «неудачный» вариант начальника-демократа, рабочий день превращается в бесконечную череду совещаний. В результате выполнять свои непосредственные обязанности приходится уже после окончания рабочего дня. К тому же решения в компании принимаются долго и часто меняются после очередного заседания.

Как ужиться

Не пытайтесь увиливать от совещаний даже под предлогом обилия работы. Эта разновидность руководителя больше ценит разговоры о деле, чем само дело. Поэтому, скорее всего, за срыв сроков работы вас не уволят, а вот за пропущенную планёрку - запросто. Просите, чтобы шеф давал вам как можно более конкретные указания. Желательно, в письменной форме.

Либерал

Для такого начальника самое главное - хорошие отношения с коллективом. Объявить выговор или уволить сотрудника для либерала - настоящая мука. Как правило, либеральный начальник не слишком вникает в дела своих подопечных. Он лишь ставит задачу, а как вы будете её решать, хватит ли вам ресурсов и знаний, шефу совершенно неинтересно.

+ Со знаком плюс

Либеральный руководитель общается с подчинёнными по-дружески, не требуя соблюдения субординации. Отпроситься с работы не составит никакого труда, вам даже не придётся придумывать для этого вескую причину. Если вы неплохо справляетесь с поручениями начальника и не подставляете его перед высшим руководством, вам будет гарантирована полная свобода действий, регулярные премии и повышения. Если вам потребуется помощь, в том числе и материальная, вы можете обратиться к шефу. Он сделает всё возможное, чтобы решить проблему.

Как ужиться

Основное условие хороших отношений с либеральным начальником - честность. Его можно довольно долго водить за нос, обещая выполнить поручения чуть позже. Но если не справляетесь, лучше признайтесь сразу. Ваш обман всё равно когда-нибудь вскроется, и если на исправление ошибок времени не останется, ваш босс может преодолеть свою нелюбовь к увольнениям.

- Со знаком минус

Либеральные начальники среднего звена частенько пытаются переложить ответст-венность перед вышестоящим руководством на подчинённых. Так что прикрывать вас такой шеф вряд ли будет.

Кроме того, стремление понравиться всем без исключения членам коллектива часто делает босса неспособным решать конфликты между подчинёнными и принимать окончательные решения.

Как ужиться

Учитесь самоорганизации и самодисциплине. Сколь бы ни был велик соблазн уйти с работы сразу после обеда, не стоит ему поддаваться, если вас ждёт куча дел. Если ваш начальник получит взбучку за невыполненный проект, отчитываться наверху за свою часть придётся самостоятельно, без участия босса.